業務が忙しい、ずらせない私用があるといった理由で、面接の日程調整をお願いしなければならないことは多々あります。
この記事では、失礼なく面接の日程調整をお願いする方法を、メール例文や電話の会話例を使って紹介します。
そもそも、面接の日程調整はできるの？
施工管理の場合、業務の都合でなかなか面接の時間を取れないことは応募先企業の採用担当者も理解しています。そのため、しっかり連絡さえ取れていれば、面接の日程調整は可能なケースが大半です。
ただし、あくまで面接をお願いする立場のため、丁寧にお伺いを立てるのがマナー。下記の3点を守ったうえで、採用担当者に日程調整をお願いしましょう。
日程調整をお願いする方法
日程調整をお願いするシチュエーションによって、連絡の内容やポイントが異なります。
今回は、1．提示された日程だと都合がつかない場合と、2．日程確定後に都合が悪くなった場合の2パターンにわけて、メール・電話連絡の具体例とポイントを紹介します。
自分に当てはまるケースをチェック
1．提示された日程だと都合がつかない場合
応募先の企業から提示された面接の候補日だと都合がつかない場合、いつなら対応できるかを具体的に提示して日程の調整を依頼しましょう。
依頼の際は、応募先からのメールに返信する形で連絡してください。
連絡する際のポイント
- 調整先の候補日は、応募先から提案されていた候補日に近い日付にするのがベター。
- 企業側が調整しやすいよう、候補日程は複数提示する。
- 調整が必要な理由は、仕事の場合はそのまま伝えてOK。私用の場合は「あいにく都合が悪く……」とぼかして伝えて構わない。
メールの例文
■件名：
Re:一次面接の日程について
■本文：
株式会社○○○○
人事部 △△様
お世話になっております。
貴社の選考に応募させていただきました、【氏名】です。
この度は面接の日程候補のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ぜひ、選考に参加させていただきたく存じます。
大変申し上げにくいのですが、現在業務が繁忙期に差し掛かっており、
ご連絡いただきました日程ですとお伺いすることが難しい状況です。
下記日程ですとお伺いすることが可能なのですが、
面接日程を再度ご調整いただくことは可能でしょうか。
○○月○○日（曜日）○○時～○○時
○○月○○日（曜日）○○時以降
○○月○○日（曜日）○○時まで
○○月○○日（曜日）終日
こちらの都合で誠に申し訳ございませんが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
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署名を入れる
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2．日程確定後に都合が悪くなった場合
面接の日程が確定した後で都合が悪くなった場合は、調整が必要になった時点で速やかに連絡を入れてください。対応が遅くなるほど調整が難しくなり、応募先企業からの印象が悪くなる原因にもなります。
なお連絡方法は、メール・電話のうちできるだけ早く対応できる方法を選びましょう。連絡の内容は、下記の例文を参考にしてみてください。
連絡する際のポイント
- 調整が必要になった時点で、速やかに連絡を入れる。
- 連絡の際は必ず、日程調整が必要になった理由と、お詫びの気持ちを伝える。
- 企業側が調整しやすいよう、候補日程は複数提示する。
メールの例文
■件名：
一次面接の日程変更のお願い【氏名】
■本文：
株式会社○○○○
人事部 △△様
お世話になっております。
先日一次面接のご連絡をいただきました、【氏名】です。
この度は面接の日程変更をお願いしたく、ご連絡させていただきました。
顧客から緊急度の高い業務が入ってしまったため、
お約束をしておりました○○月○○日（曜日）○○時に面接へ伺えなくなってしまいました。
ご調整いただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
大変恐縮ではございますが、よろしければ下記の日程で
面接日を変更いただくことは可能でしょうか。
○○月○○日（曜日）○○時～○○時
○○月○○日（曜日）○○時以降
○○月○○日（曜日）○○時まで
○○月○○日（曜日）終日
身勝手なお願いで大変恐縮ではございますが、ご検討いただけますと幸いです。
お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
——————
署名を入れる
——————
電話の例文
ご連絡ありがとうございます。かしこまりました。
ご都合のいい日程はありますか？
直近ですと、明後日○○日の○○時以降にお伺いすることが可能です。
また、○○日でしたら○○時～○○時、○○日は終日面接にお伺いすることが可能です。
では、○○日の○○時からでいかがでしょうか？
ありがとうございます。大丈夫です。
それでは面接当日お待ちしております。
はい。この度は日程を変更いただき、誠にありがとうございました。
○○月○○日の○○時から、何卒よろしくお願いいたします。
平日の日中に面接の時間がとれない場合は…
平日の日中に面接の時間がとれない場合、日程調整以外の方法で面接の時間を捻出できないか検討してみましょう。
幸い、近年は採用活動の進め方も変化しており、夜間の面接やリモート面接など、いろいろな調整方法が増えています。施工管理が忙しいことは応募先企業も理解しているため、下記のような方法を使って面接時間を捻出できないか、採用担当者にお伺いを立ててみてください。
日程調整以外で、面接の時間を捻出する方法
- 夜間に面接をお願いする
19～20時頃までなら、対応してもらえる企業が多い。ただし、最終面接は役員の都合などもあり難しい場合が多いので注意。 - 自宅・職場などからの、Web面接をお願いする
どこで面接をするか事前に相談しておけば、さまざまな場所で面接を受けられる。 - 作業着での面接をお願いする
スーツの着替えに時間がかかり、面接時間に間に合わないと判断された場合は、認めてもらえることがある。
面接本番に備えて、準備をしておこう
面接の日程調整が済んだら、面接本番に向けて準備をしておきましょう。
多くの人が不安になりやすい面接の質問対策と、面接のマナーをまとめた記事があるので、読んでおくのがおすすめです。
面接の質問対策（質問集）
面接当日のマナー（服装、持ち物など）
（セコカンプラス編集部）
お忙しいところ失礼いたします。
○○月○○日○○曜日の○○時から面接のお時間をいただいております、【氏名】です。
大変申し上げにくいのですが、顧客から緊急度の高い業務が入ってしまったため、お約束の日時で面接にお伺いすることが難しい状態です。
身勝手なお願いで恐縮なのですが、面接日を変更いただくことは可能でしょうか？